Dernière mise à jour : 7 janvier 2026​

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1. Renseignement personnel

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Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Un écrit, une image, une vidéo et un enregistrement sonore peuvent contenir des renseignements personnels. Dans le cadre de ses activités professionnelles, SOIGNER - ASSISTER peut recueillir des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse domiciliaire, la date de naissance, les renseignements d’une pièce d’identité, le numéro d’assurance sociale, les renseignements sur les revenus, la situation matrimoniale d’une personne, etc.

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2. Champ d'application

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Cette politique s’adresse à tous les employés de l’entreprise.. 

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3. Consentement

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SOIGNER - ASSISTER collecte, utilise et communique un renseignement personnel avec le consentement de la personne concernée. Pour être valide, ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. La personne qui consent à fournir ses renseignements personnels est présumée consentir à leur utilisation et à leur communication à des fins pour lesquelles ils ont été collectés..

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Toute personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à
la communication de ses renseignements personnels par SOIGNER - ASSISTER. Dans ce cas, si la collecte est nécessaire à l’exécution de ses services par SOIGNER - ASSISTER, celle-ci (celui-
ci) pourrait ne pas être en mesure d’approuver cette demande.

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4. Collecte des renseignements personnels

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SOIGNER - ASSISTER ne collecte que des renseignements personnels nécessaires à l’exercice de ses activités. À titre d’exemple, il peut s’agir de renseignements collectés aux fins de la réalisation d’une transaction, aux fins de la tenue des dossiers ou toute autre fin déterminée par SOIGNER - ASSISTER et portée à la connaissance de la personne dont on demande le consentement.

 

SOIGNER - ASSISTER invite les employés à expliquer en termes simples et clairs à la personne concernée les raisons de la collecte de ses renseignements personnels et à s’assurer de leur compréhension.

 

Aux fins de la collecte des renseignements personnels, SOIGNER - ASSISTER encourage les employés à utiliser les formulaires standardisés élaborés par SOIGNER ~ ASSISTER.

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5. Utilisation et communication des renseignements personnels

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Les renseignements personnels sont utilisés et communiqués aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et avec le consentement de la personne concernée. Dans certains cas prévus par la loi, les renseignements personnels peuvent être utilisés à d’autres fins, par exemple, dans le but de détecter et de prévenir une fraude, dans le but de fournir un service à la personne concernée.

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SOIGNER - ASSISTER peut être tenu(e) de communiquer les renseignements personnels à des tiers, par exemple, aux fournisseurs, aux cocontractants, aux sous-traitants, aux mandataires, aux assureurs, aux professionnels, à d’autres régulateurs, ou à l’extérieur du Québec.

 

SOIGNER - ASSISTER peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel à un tiers si cette communication est nécessaire à l’exécution d’un mandat ou d’un contrat de service ou d’entreprise. Dans ce cas, SOIGNER - ASSISTER établit un mandat ou un contrat écrit dans lequel elle (il) indique les mesures que son mandataire doit prendre pour assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, pour que ceux-ci ne soient utilisés que dans l’exercice du mandat ou du contrat et qu’ils soient détruits après sa fin.

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6. Conservation et destruction des renseignements personnels 

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Lorsque les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou utilisés ont été accomplies, SOIGNER - ASSISTER doit les détruire, sous réserve d’un délai de conservation prévu par la loi applicable.

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7. Mesures de sécurité 

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Lors de la collecte, de l’utilisation, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels, SOIGNER - ASSISTER applique les mesures de sécurité nécessaires pour protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels. 

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8. Incident de confidentialité

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Un incident de confidentialité est l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé par la Loi ou la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

 

SOIGNER - ASSISTER a mis en place un protocole de gestion d’un incident de confidentialité dans lequel sont identifiées les personnes qui assistent le Responsable de la protection des renseignements personnels et qui prévoit les actions concrètes qui doivent être posées en cas d’incident. Ce protocole prévoit notamment les responsabilités attendues à chacune des étapes de la gestion de l’incident incluant les mesures à prendre pour assurer la sécurité des données.

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9. Rôles et responsabilités

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Sans être limitatif, voici les principales responsabilités découlant de la présente politique.

 

La direction

• S’assurer que tous les employés soient au courant des procédures énoncées dans la politique sur la protection des renseignements personnels.

• Responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle (il) détient dans le cadre de l’exercice des activités de l’entreprise.

• Adopté la politique de confidentialité ainsi que des politiques et des pratiques encadrant la gouvernance à l’égard des renseignements personnels et dont l’objectif est d’encadrer la 
  cueillette, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des renseignements personnels.

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des 
  instructions aux membres du personnel relatives à la collecte, à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des

renseignements personnels.

• Assure la confidentialité des renseignements par de bonnes pratiques de gestion de l’information. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives, des formations et des instructions aux membres du personnel relatives à la collecte à l’usage, au stockage, à la modification, à la consultation, à la communication et à la destruction permise des renseignements personnels.

• Déploie les mesures de protection adéquates afin de réduire le risque d’incident de confidentialité, par exemple, la sécurité informatique, la mise à jour des politiques relatives aux renseignements personnels, la formation de son personnel, etc. 

• Dispose de méthodes uniformisées de classement des documents contenant des renseignements personnels.

• Dispose de méthodes uniformisées de conservation des documents contenant des renseignements personnels, notamment quant à la procédure de numérisation. 

• Gère les accès physique et informatique aux renseignements personnels en fonction notamment de leur sensibilité.

• Procède à la destruction sécurisée des renseignements personnels. Plus particulièrement, elle (il) donne des directives ou des instructions aux membres du personnel relatives à la méthode de destruction sécuritaire, aux délais de destruction, etc.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels 

 

Conformément à la Loi, SOIGNER - ASSISTER a nommé le Responsable de la protection des renseignements personnels. Il s’assure notamment que les présentes politiques sont respectées et qu’elles sont conformes à la réglementation applicable. Le nom et les coordonnées de cette personne figurent dans la section « Droit d’accès, de retrait et de rectification ».

 

Le Responsable de la protection des renseignements personnels assume la gestion des incidents de confidentialité et, dans ce contexte, pose des gestes prévus par la Loi.

 

Le responsable de la protection des renseignements personnels traite les demandes d’accès et de rectification des renseignements personnels. Il traite également les plaintes relativement au traitement des renseignements personnels par SOIGNER - ASSISTER. 

 

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est consulté dans le cadre d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte d’un système d’information ou de prestation électronique de services impliquant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels. Il peut suggérer des mesures pour assurer la protection de renseignements personnels dans le cadre d’un tel projet.

 

Les employés 

• Un employé de SOIGNER - ASSISTER peut prendre connaissance du 
  renseignement personnel uniquement dans la mesure où cela est indispensable à l’exécution de ses fonctions ou de son mandat.

• S’assure de l’intégrité et de la confidentialité des renseignements personnels détenus par SOIGNER - ASSISTER. 

• Se conforme à toutes les politiques et directives de SOIGNER - ASSISTER 

  sur l’accès, la collecte, l’utilisation, la communication, la destruction des renseignements personnels et sur la sécurité de l’information et respecte les consignes qui lui sont présentées. Utilise uniquement l’équipement et les logiciels autorisés par SOIGNER - ASSISTER. 
• Assure, le moment venu, la destruction sécuritaire des renseignements personnels conformément aux consignes reçues.  
• Signale immédiatement à son supérieur immédiat tout acte, dont il a connaissance, susceptible de constituer une violation réelle ou présumée des règles de sécurité relatives aux renseignements

personnels.

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10. Droit d'accès, de retrait et de rectification 

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Une personne (ou son représentant autorisé) peut demander d’avoir accès aux
renseignements personnels la concernant détenus par SOIGNER - ASSISTER.

 

Une personne peut retirer à tout moment son consentement à la collecte, à l’utilisation et à
la communication de ses renseignements personnels. Ce retrait est alors consigné par écrit.

 

Une personne peut demander de corriger, dans un dossier qui la concerne, des
renseignements personnels qu’elle estime inexacts, incomplets ou équivoques. SOIGNER - ASSISTER peut refuser une demande d’accès ou de rectification dans les cas
prévus par la loi applicable.

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11. Plaintes

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Une personne qui se considère lésée peut formuler une plainte relativement au traitement
de ses renseignements personnels par SOIGNER - ASSISTER. Cette plainte sera traitée avec
diligence dans un délai maximal de 30 jours par le responsable de la
protection des renseignements personnels et une réponse écrite vous sera adressée.

 

Pour faire une demande d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels ou
pour soumettre une plainte relativement au traitement des renseignements personnels,
veuillez communiquer avec :

 

Nom : MÉLISSA JULIEN
Titre : Présidente
Téléphone : (819) 550-9900
Courriel : info@soignerassister.com

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11. Droit de l'entreprise de modifier les politiques, etc.

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L’entreprise se réserve le droit de modifier, révoquer, suspendre, annuler ou changer cette
politique, en entier ou en partie, en tout temps, avec ou sans préavis.

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